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电子邮件逐个发-邮件群发软件-使用手册

电子邮件逐个发是基于SMTP服务,一对一传递Email的邮件群发软件。使用Outlook或者Web网页方式同时给多人发送邮件,收件人地址栏会将所有收件人的Email地址都显示出来,发出的邮件既容易进垃圾邮件,还会将其他人的Email地址都显示给别人。
邮件群发软件
(邮件群发软件主界面)

以下说明按照截图上的序号分别说明如下。

1、配置邮件发送服务器

配置邮件发送服务器是使用邮件群发软件的第一步。

如果是第一次使用,打开后里面默认配置了3个,这只是例子,用于演示如果配置邮箱账号,他们的用户名和密码是错误,全部删除,然后配置自己的。如下图所示:
配置SMTP服务器
(配置邮件群发用的SMTP邮箱服务器)

对于常用的Email邮箱,比如Gmail、Sina、QQ、139等,只需要输入Email地址,将输入光标移走,或者按“帮助”按钮,软件会自动填写“服务器”以及“用户名”等信息,那么剩下的事情只要输入密码保存就可以了。

常用的对于邮件群发支持比较好的邮箱服务器我们这个页面有推荐:http://www.qunfa.biz/qunfa/peizhi-smtp.html。在遇到SMTP错误问题时候,请仔细阅读这个页面!

在配置的过程中,您还可以测试配置的邮箱是否可用。不过需要指出的是,测试账号和实际群发过程还是有很大差别的,而且测试后软件设置了最大处理超时,因此这个结果仅供群发前参考。

“一次连接服务器连续发送 XX 封电子邮件”,根据不同邮箱服务器提供的服务标准,以及SMTP的服务器性能而定,一般设置在1~10之间比较合理。这个参数的原理和具体操作流程请参考这里http://www.qunfa.biz/qunfa/youjianqunfa-lianxu.html

建议多个服务器邮箱交叉配置,不要连续设置在一起,见这里的详细说明:http://www.qunfa.biz/qunfa/zhuanye-smtp.html

2、撰写邮件内容

打开后是一个图文编辑器,可以在邮件内容中插入图片、链接等信息,如下图:
编辑邮件内容中的图片和链接
(编辑邮件内容中的图片和链接)

3、填写发件人信息

这里的发件人Email地址,就是“回复地址”。 “回复地址”是对方收到邮件后,点击回复按钮,他的新撰写邮件的收件人地址栏的Email地址。 对于大批量的邮件群发,有时候一个回复地址或者一个发送者姓名是不够的,需要设置多个,具体的方法见上面的主界面截图,它们之间用“||”分割开就可以了。

对于多个邮箱轮流发送邮件的情况,这个功能很有用处,它将回复的邮件都集中到了一个或者几个邮箱中,便于及时收集用户反馈。
需要指出的是,自动回复以及因为对方服务器用户不存在、邮箱满等情况而产生的退信,则还是到最原始的发送邮箱中。

4、导入收件人地址

点击打开导入收件人地址界面,选择文本格式、CSV或者Excel格式的地址本,导入。

5、增加附件

软件支持添加多个附件同时发送。由于是群发,建议附件不要太大,越小越好,较大的附件建议通过链接等形式供收件人下载。

6、邮件群发过程控制

点击“发送”按钮后,“发送”字样会变为“停止”,同时,“暂停”按钮显示出来并且可用。
可以通过日志查看发送的详细过程,而“成功”和“失败”的邮件地址会被分别归类到对应的列表中。如果遇到不存在的Email地址(只要是@部分后面的MX服务器不存在),会被归类的“无效”的列表中。
在邮件群发过程中,如果你发现“成功”列表长时间没有新Email地址加入,请查看“日志”中的详细记录,大多数情况下是由于您设置的发送邮箱列表中有大量不可用的发送邮箱,邮件群发软件遇到这样的发送邮箱会自动跳到下一个,但是这样的判断过程是耽误时间的,会影响群发邮件的速度。

7、发送完成后的处理

邮件发送过程中,会有一些Email不存在,或者因为发送服务器异常而不能投递出去,这是很正常的。您可以随时通过软件主界面右上方的“日志”查看最新的发送动态。

在一轮发送任务完成后,可以将投递失败的邮件列表导出来,重新导入群发软件中,再次发送。

如果是中途停止了邮件发送过程,可以在菜单–>>工具–>>导出未发送Email中,将剩余的Email地址导出来,以便于下次发送。

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